Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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19.2. ANSUCHEN UM ÖFFENTLICHE GELDER UND DEREN VERWALTUNG
Für Ansuchen um Beiträge, Finanzierungen, Subventionen etc., die seitens der Region, anderer öffentlicher Stellen oder der
Europäischen Union gewährt werden, ist die Vorbereitung entsprechender Unterlagen erforderlich.
Das Ansuchen muss von jener Person unterschrieben werden, die über die entsprechenden Vertretungsbefugnisse verfügt.
Die der öffentlichen Stelle vorgelegten Unterlagen müssen wahrheitsgetreu sein.
Umstände bzw. Informationen, die zur Gewährung von Finanzierungen von Bedeutung sind, dürfen nicht verschwiegen
werden.
Öffentliche Gelder dürfen ausschließlich zu den in der Bekanntmachung angegebenen Zwecken verwendet werden.
19.3. REGELUNG DER INFORMATIONSFLÜSSE
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Meldung von Schwachstellen
Der zuständige Mitarbeiter hat dem Aufsichtsgremium unverzüglich jede Art von Schwachstelle, die im Zuge der
Leistungserbringung eintritt, zur Kenntnis zu bringen.
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Nachverfolgbarkeit
Der für die Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung zuständige Mitarbeiter hat die erbrachten Tätigkeiten genau zu
dokumentieren und die Nachverfolgbarkeit der auch von anderen Direktionen übergebenen Informationen oder Unterlagen zu
gewährleisten. Dabei hat er auch jene Mitarbeiter anzuführen, die eventuell Beziehungen zu den beteiligten öffentlichen
Stellen unterhalten haben.
−
Protokollierung
Der für die Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung zuständige Mitarbeiter hat über die Inspektion / Überprüfung bzw. über
das Ansuchen um Fördergelder eine Zusammenfassung zu erstellen und etwaige, von der öffentlichen Verwaltung verfasste
Protokolle beizulegen. Falls Schwachstellen aufgetreten sind, ist dem Aufsichtsgremium unverzüglich eine Kopie dieser
Zusammenfassung zu übermitteln.
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Berichtswesen
Der Verantwortliche bzw. der von ihm ernannte Mitarbeiter hat regelmäßig einen Bericht über die
Inspektionen/Überprüfungen/Ermittlungen/Ansuchen um Informationen/Ansuchen um Fördergelder zu erstellen und diesen
dem Aufsichtsgremium entsprechend den von diesem festgesetzten Fristen zu übermitteln. Dieser Informationsfluss zielt
darauf ab das Aufsichtsgremium in die Lage zu versetzen Kenntnis von deliktanfälligen Situationen zu haben sowie über die
Anwendung des Organisationsmodells und des Verhaltenskodex zu wachen. Trotzdem ist bei Auftreten jeglicher Art von
Schwachstelle im Zuge der Leistungserbringung das Aufsichtsgremium rechtzeitig zu informieren.
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Aufbewahrung der Unterlagen
Alle Unterlagen zu Inspektionsverfahren (Berichte, Protokolle etc.) oder zu Ansuchen um Fördergelder sind seitens des
Verantwortlichen zu archivieren und am Sitz der betroffenen Gesellschaft zu verwahren.