Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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ALLGEMEINE PROZESSANWEISUNGEN ZUR
PRÄVENTION
19.
PROZESSANWEISUNG ZUR REGELUNG DER BEZIEHUNGEN ZUR ÖFFENTLICHEN
VERWALTUNG
Mit gegenständlicher Prozessanweisung sollen die Beziehungen zu öffentlichen Stellen in Bezug auf nachfolgende Tätigkeiten
geregelt werden:
−
Verrichtungen bei der öffentlichen Verwaltung, die von grundlegender Bedeutung für den Betrieb der Gesellschaft sind;
−
Überprüfungen und Inspektionen
−
Ansuchen um öffentliche Gelder und deren Verwaltung
Zweck der gegenständlichen Prozessanweisung ist die Festlegung:
−
der Rollen und Verantwortungsbereiche jener Mitarbeiter, die berechtigt sind Beziehungen mit den zuständigen
öffentlichen Stellen einzugehen;
−
eines Berichtswesens;
−
eines Systems zur Archivierung relevanter Unterlagen, um die Nachverfolgbarkeit der erbrachten Tätigkeiten zu
gewährleisten;
19.1. VERRICHTUNGEN BEI DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG, ÜBERPRÜFUNGEN UND INSPEKTIONEN
Jener Mitarbeiter, der berechtigt ist Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung zu unterhalten, hat alle jene Informationen und
Unterlagen, die von der öffentlichen Verwaltung im Zuge von Überprüfungen und Inspektionen bzw. bei der Einholung von
Genehmigungen, Lizenzen oder anderen Verwaltungsurkunden verlangt werden, zu übergeben.
Die übergebenen Informationen und Unterlagen müssen, sofern möglich, von den Verantwortlichen oder, im Falle deren
Abwesenheit, von den im Vorfeld bestimmten Mitarbeitern überprüft und, sofern möglich, bei der Übergabe von diesen
paraphiert werden.
Bei Abwesenheit des Verantwortlichen oder des dazu berechtigen Mitarbeiters muss jener Mitarbeiter, der als Erstes die
Beziehungen zu den beteiligten öffentlichen Stellen unterhält, den Direktionsleiter informieren, der wiederum jenen
Mitarbeiter bestimmt, der bei der Inspektion/Überprüfung/Ermittlung etc. anwesend zu sein hat.
In jedem Fall hat entweder der Verantwortliche oder jener Mitarbeiter, der als Erstes die Beziehungen zu den beteiligten
öffentlichen Stellen unterhält, den Direktionsleiter unverzüglich über die Einleitung eines Inspektionsverfahrens in Kenntnis zu
setzten.
Dieser hat zu bewerten, ob bei der Überprüfung/Inspektion der Leiter der Rechtsabteilung der Gesellschaft oder ein anderer,
von ihm ernannter Mitarbeiter anwesend zu sein hat.