Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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6.4. VERTRETUNG DER GESELLSCHAFT, PROKUREN, ÜBERTRAGUNG VON VERANTWORTLICHKEITEN UND
AUSGABENBEFUGNISSE
In der Satzung wird festgelegt, dass die Vertretung der Gesellschaft durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam oder durch
ein Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem Bevollmächtigten erfolgt, wobei in letzterem Fall das von der italienischen Seite
bestellte Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem von der österreichischen Seite benannten Bevollmächtigten bzw. das von
der österreichischen Seite bestellte Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem von der italienischen Seite benannten
Bevollmächtigten zeichnungsberechtigt ist. In der Vollmacht muss ausdrücklich der Name des Vorstandsmitglieds angeführt
sein, mit welchem gemeinsam der Bevollmächtigte zeichnungsberechtigt ist.
Derzeit obliegt die Vertretung der Gesellschaft sowie die Möglichkeit, finanzielle Verpflichtungen einzugehen, ausschließlich
dem Vorstand.
Auf der Grundlage der operativen Erfordernisse der Gesellschaft sowie unter Einhaltung der Satzungsbestimmungen und der
nachstehend festgelegten Grundsätze übertragen die Vorstandsmitglieder geeignete Aufgaben an sorgfältig ausgewählte
Personen.
Die etwaige Übertragung von Befugnissen mittels Vollmachten und Prokuren hat auf der Grundlage der Prinzipien der
Sicherheit und Eindeutigkeit zu erfolgen, um sowohl der Begehung von Straftaten vorzubeugen als auch eine effiziente
Abwicklung der Gesellschaftstätigkeiten zu gewährleisten.
Die Vollmacht ist der interne Akt zur Zuteilung von Funktionen und Aufgaben, welcher sich auf das System der
organisatorischen Mitteilungen stützt.
Die Prokura ist das einseitige Rechtsgeschäft, mit dem die Gesellschaft einer Person die Vertretungsbefugnis erteilt.
Im Sinne des Gesetzesdekrets Nr. 231/2001 soll an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass die Prokura/Vollmacht die
unabdingbare, jedoch nicht ausreichende Voraussetzung dafür ist, den Bevollmächtigten als Person in leitender Position zu
betrachten.
Die übertragenen Aufgaben müssen in Zusammenhang mit dem Verantwortungsbereich stehen.
Falls in Zukunft vorgesehen, hat die Übertragung der Vollmachten auf der Grundlage der konkreten operativen Erfordernisse
und, insbesondere, der strafferen und effizienteren Gestaltung der Gesellschaftstätigkeiten zu erfolgen. Die Bevollmächtigten
sind auf der Grundlage ihrer Zuständigkeitsbereiche und, unter Umständen, ihrer Position in der Unternehmenshierarchie
auszuwählen.
Da die Übertragung der Vollmacht in Zusammenhang mit der wahrgenommenen betrieblichen Funktion im Unternehmen
stehen muss, verliert der Bevollmächtigte die übertragene Vollmacht im Falle einer Änderung besagter Funktion, sollte die
Beibehaltung der Vollmacht in der neuen Funktion nicht gerechtfertigt sein. Sollte die Beibehaltung hingegen gerechtfertigt
sein, die Vollmacht jedoch mit Einschränkungen und anderen Modalitäten verwendet werden müssen, ist der Bevollmächtigte
davon wiederum entsprechend in Kenntnis zu setzen.
Jeder Bevollmächtigte ist über die Ausstellung der Vollmacht mittels Rundschreiben („Aktenvermerk“), welches den Wortlaut
der Vollmacht sowie die Grenzen und Modalitäten der übertragenen Befugnis enthält, in Kenntnis zu setzen. Dieses
Rundschreiben wird als Zeichen der Annahme vom Bevollmächtigten unterzeichnet.
Zusätzlich zu den Vollmachten, die den besagten Personen auf der Grundlage ihrer wahrgenommenen Funktion übertragen
werden, kann der Vorstand spezielle Aufgaben zuweisen.