Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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Il finanziamento pubblico può essere utilizzato unicamente per i fini indicati nel bando.
19.3. MODALITÀ DI GESTIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI
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Segnalazione criticità
Il soggetto preposto deve dare immediata informazione all’Organismo di Vigilanza, delle criticità di qualsiasi natura emerse nel
corso della gestione delle attività.
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Tracciabilità
Il soggetto designato alla gestione dei rapporti con la P.A. deve documentare l’attività svolta, mantenendo traccia delle
informazioni o dei documenti forniti anche da altre direzioni ed indicando i soggetti che hanno eventualmente intrattenuto
rapporti con l’ente pubblico coinvolto.
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Verbalizzazione
Il soggetto designato alla gestione dei rapporti, deve predisporre un resoconto relativo all’ispezione/verifica o alla richiesta di
erogazione, con allegati gli eventuali verbali redatti dalla P.A. La copia del resoconto deve essere inviato senza indugio
all’Organismo di Vigilanza, nel caso in cui siano emerse criticità.
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Reportistica
Il Responsabile delegato, ovvero persona da questi designata, deve compilare apposito report periodico, relativo alle
ispezioni/verifiche/accertamenti/richieste di informazioni/richieste di erogazione, da inviare all’Organismo di Vigilanza nelle
periodicità dallo stesso indicate. Il flusso informativo ha come scopo quello di permettere all’Organismo di Vigilanza della
Società di essere informato su potenziali situazioni a rischio reato e di vigilare sull’applicazione del Modello Organizzativo e del
Codice di Comportamento. Tuttavia, laddove nello svolgimento delle attività dovessero emergere criticità di qualsiasi natura,
l’organismo di Vigilanza dovrà essere tempestivamente informato.
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Conservazione della documentazione
Tutta la documentazione relativa alla procedura ispettiva (report, verbale ecc.) o alla richiesta di erogazione deve essere
archiviata a cura del Responsabile delegato e conservata presso la struttura della Società interessata.
20.
PROTOCOLLO PREVENTIVO DI GESTIONE DEI RAPPORTI ECONOMICI CON ENTI
ESTERI O OPERANTI IN AREE A RISCHIO INFILTRAZIONE MAFIOSA OVVERO DI
ALTRE ORGANIZZAZIONI CRIMINALI.
Il presente protocollo generale costituisce uno strumento ulteriore di gestione e controllo (governance) dell’impresa, proposto
alle funzioni e alle divisioni che operano, anche in parte, all’interno di territori ad alto tasso di criminalità, al fine di fronteggiare
e ridurre i rischi di infiltrazione da parte delle organizzazioni criminali.