Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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PROTOCOLLI GENERALI DI PREVENZIONE
19.
PROTOCOLLO GESTIONE DEI RAPPORTI CON LA P.A.
Il seguente protocollo è finalizzato a regolamentare la gestione dei rapporti con soggetti pubblici connessi alle seguenti attività:
−
adempimenti presso le P.A., strumentali all’esercizio dell’attività della Società;
−
verifiche ed ispezioni;
−
richiesta e gestione di finanziamenti pubblici.
Scopo del presente protocollo è quello di individuare:
−
ruoli e responsabilità dei soggetti autorizzati a definire i rapporti con gli Enti Pubblici competenti;
−
un sistema di report periodici;
−
un sistema di archiviazione della documentazione rilevante, al fine di assicurare la tracciabilità dell’attività
svolta;
19.1. ADEMPIMENTI PRESSO LA P.A., VERIFICHE ED ISPEZIONI
Il soggetto incaricato di gestire i rapporti con la P.A. deve farlo personalmente, fornendo le informazioni e i documenti dalla
stessa richiesti in sede di verifica o ispezione, ovvero al fine del rilascio di autorizzazioni, licenze o atti amministrativi di altra
natura.
Le informazioni o documenti forniti dovranno essere verificati, ove possibile, dai Responsabili delegati competenti ovvero, in
loro assenza, dai diretti sottoposti precedentemente individuati e, ove possibile, siglati all’atto della consegna.
In assenza del responsabile delegato, o del soggetto designato, deve essere informato, a cura di colui che per primo
intrattiene i rapporti con i soggetti pubblici coinvolti, il Responsabile di Direzione che individuerà la persona autorizzata a
presenziare all’ ispezione/verifica/accertamento ecc.
In ogni caso, dell’avvio di una procedura ispettiva deve essere data immediata comunicazione al Responsabile di Direzione, o a
cura del responsabile delegato o del soggetto che per primo intrattiene i rapporti con i soggetti pubblici coinvolti.
Sarà cura di questi valutare l’opportunità che alla verifica/ispezione assista il responsabile dell’ufficio legale della Società,
ovvero altro soggetto dagli stessi designato.
19.2. RICHIESTA E GESTIONE DI FINANZIAMENTI PUBBLICI
La richiesta di contributi, finanziamenti, sovvenzioni, ecc. erogati dalla Regione o da altri Enti pubblici ovvero dalla Comunità
Europea, impone la predisposizione della documentazione necessaria.
L’istanza di partecipazione deve essere sottoscritta da soggetto munito di poteri di rappresentanza.
I documenti presentati all’Ente pubblico devono essere veritieri.
Le notizie e/o informazioni rilevanti, ai fini della concessione del finanziamento, non possono essere sottaciute.