Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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10.2. DIE GRUNDPRINZIPIEN DES GENEHMIGUNGSSYSTEMS
Die Genehmigungs- und Unterzeichnungsbefugnisse sind in Übereinstimmung mit den festgelegten organisatorischen und
betrieblichen Verantwortlichkeiten zu erteilen. Dabei müssen erforderlichenfalls die Grenzwerte für die Genehmigung von
Ausgaben, insbesondere in den sensiblen Bereichen, die als potentielle Risikobereiche in Hinblick auf die Begehung einer
Straftat gelten, genau angegeben werden.
10.3. DIE GRUNDPRINZIPIEN DER INTERNEN KONTROLLE
Mit dem vorliegenden Modell beabsichtigt die Gesellschaft eine Fortführung des Verfahrens zur Verbesserung des internen
Kontrollsystems, insbesondere für die in der Risikokarte im Sonderteil angeführten, risikobehafteten Tätigkeiten; dazu sollen
geeignete Kontrollen umgesetzt werden, durch welche die ermittelten Risiken auf ein annehmbares Ausmaß beschränkt
werden können.
Die Bestandteile des Organisationsmodells müssen mit dem von der Gesellschaft eingeführten internen Kontrollsystem
ergänzt werden, welches auf den folgenden Grundsätzen aufbaut:
−
Klare Übernahme von Verantwortung (auch Accountability genannt). Prinzip, laut dem sich jede Aktivität auf eine Person
oder auf eine Organisationseinheit beziehen muss, welche die Verantwortung dafür trägt. Generell wird eine Aufgabe mit
erhöhter Aufmerksamkeit ausgeführt, wenn bekannt ist, dass etwaigen Abweichungen von vorgegebenen Regeln bzw.
Verfahren Rechnung zu tragen ist. Aus diesem Grund müssen Verantwortungen für Entscheidungen auf den Grad der
übertragenen Verantwortung, Autorität und Autonomie abgestimmt werden;
−
Trennung von Aufgaben und/oder Funktionen. Prinzip, laut dem die Genehmigung zur Durchführung einer Handlung der
Verantwortung einer anderen Person unterstehen muss als jener, die die Handlung abrechnet, operativ ausführt oder
kontrolliert. Die Trennung kann erfolgen zwischen:
o
durchgeführten Tätigkeiten und ihrer Buchung;
o
der Verwahrung, Archivierung, Nutzung von Gütern der Gesellschaft und der entsprechenden Erfassung;
o
der Genehmigung zur Durchführung einer Tätigkeit und der Tätigkeit selbst;
o
den Verwaltungsaufgaben.
−
Entsprechende Genehmigung für alle Vorgänge: dieses Prinzip kann sowohl allgemeiner (bezogen auf einen einheitlichen
Komplex an betrieblichen Tätigkeiten) als auch spezifischer Natur (bezogen auf einzelne Tätigkeiten) sein;
−
geeignete und rechtzeitige Dokumentation und Erfassung von Vorgängen, Transkationen und Handlungen: wesentliches
Prinzip, um jederzeit Kontrollen durchführen zu können, welche die Eigenschaften und die Gründe des Vorgangs
bescheinigen und festlegen, wer den Vorgang genehmigt, durchgeführt, erfasst und überprüft hat;
−
geeignete Verfahren und interne Vorschriften: geeignetes Berichtswesen, welches die systematische Berichterstattung
über die Vorgänge, insbesondere die risikobehafteten, ermöglicht;
−
Vorgesehene Kontrollen und Überwachungen: über die Korrektheit der von den einzelnen Funktionen im Rahmen des
Verfahrens durchgeführten Tätigkeit durch unabhängige Überprüfungen der durchgeführten Handlungen sowohl durch
organisationsinterne, doch nicht am Prozess beteiligte Personen als auch durch organisationsfremde Personen, wie zum
Beispiel Aufsichtsräte und externe Prüfer.
Die operative Kontrolle über die Tätigkeiten und die betrieblichen Verfahren und die buchhalterische Kontrolle über die
Erfassung der betrieblichen Ereignisse kann provisorisch oder definitiv sein.
Im Sinne des Dekrets ist es von wesentlicher Bedeutung: