Fassung 2 / Edizione n°2 vom / del 15.12.2011
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Kontrollen dritter Ebene (extern): Diese sind auf die Ermittlung von abweichenden Abläufen, auf Verstöße gegen Verfahren
und Vorschriften sowie auf die Bewertung der Funktionstüchtigkeit im gesamten internen Kontrollsystem ausgerichtet. Diese
Kontrollen werden von unabhängigen, organisationsfremden Einheiten, wie Aufsichtsrat oder Prüfer, sowie für den
entsprechenden Zuständigkeitsbereich vom Aufsichtsorgan durchgeführt.
10.5. DIE RECHNUNGSPRÜFUNG
Die Rechnungsprüfung der BBT SE erfolgt gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem die BBT SE ihren
Rechtssitz hat (derzeit Italien), durch einen Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der bzw. die in das
beim Justizministerium geführte Register eingetragen ist.
Die Prüfung des Jahresabschlusses erfolgt durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die in Übereinstimmung mit den
geltenden Bestimmungen jenes Landes, in dem die Gesellschaft ihren Rechtssitz hat, ernannt wird.
10.6. DIE VERWALTUNGSKONTROLLE
Das Verwaltungskontrollsystem der Gesellschaft (nachfolgend auch „Verwaltungskontrolle“ genannt) sieht Mechanismen zur
Prüfung der Ressourcenverwaltung vor, die abgesehen von der Überprüfbarkeit und der Nachvollziehbarkeit der Ausgaben die
Effizienz und die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Tätigkeiten gewährleisten müssen, wobei folgende Ziele verfolgt werden:
−
klare, systematische und erkennbare Definition der den einzelnen Unternehmensfunktionen zur Verfügung stehenden
(monetären und nicht-monetären) Ressourcen sowie des Umfangs, mit dem diese Ressourcen zum Einsatz kommen;
dies erfolgt durch Budgetplanung und -ermittlung;
−
Ermittlung etwaiger Termin- und Kostenabweichungen im Vergleich zum Zeitpunkt der Budgeterstellung, Analyse der
jeweiligen Gründe und Bekanntgabe der Bewertungsergebnisse an die entsprechenden hierarchischen Ebenen zwecks
Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Anpassung durch entsprechende Abrechnung.
Die systematische Erhebung jeglicher Abweichungen der laufenden Daten von den Budgetprognosen und von den
Umsetzungsplänen der geplanten Investitionstätigkeiten, ebenso wie vorhandene formalisierte Berichterstattungen darüber
an die entsprechenden hierarchischen Ebenen, gewährleisten die Übereinstimmung zwischen den tatsächlichen und den zu
Beginn des Geschäftsjahresgeplanten (und genehmigten) Verhaltensweisen.
10.7. DIE PHASE DER BUDGETPLANUNG UND DER BUDGETERMITTLUNG
Um die oben angeführten Ziele zu erreichen, gewährleisten die Verfahren zur strategischen Festlegung der bestehenden
mehrjährigen Pläne sowie des Budgets folgendes:
−
die Mitwirkung mehrerer Verantwortlicher bei der Festlegung der verfügbaren Ressourcen und der Ausgabenrahmen, mit
dem Ziel, kontinuierliche Überprüfungen und „Kreuzkontrollen“ eines Prozesses bzw. einer Tätigkeit zu gewährleisten,
die u. a. darauf abzielen, eine angemessene Aufgabentrennung sicherzustellen;
−
die Anwendung korrekter und einheitlicher Modalitäten zur wirtschaftlichen Valorisierung der Initiativen, um die
Möglichkeit eines Vergleichs der wirtschaftlichen Werte der verschiedenen Unternehmensfunktionen zu gewährleisten.