ABK-ZE Zeiterfassung
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Allgemeines

ABK-ZE Zeiterfassung dient dem Mitarbeiter zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden und unterstützt ihn bei der Spesenabrechnung.

Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit dem Windows-Login in ABK­VA Projektverwaltung angelegt wurde und vom Administrator grundlegende Einstellungen für die Stunden- und Spesenerfassung bereits vorgenommen wurden. (siehe ABK-VA Projektverwaltung)

Die durch den Mitarbeiter aufgenommen Daten werden in die zentrale Datenbank eingetragen und können (mit der entsprechenden Berechtigung) in ABK-VA Projektverwaltung im Ordner Büro- und Projekterfolg ausgewertet werden.

Oberfläche und Darstellung der Daten
in ABK-ZE Zeiterfassung

Die Bildschrimoberfläche gliedert sich in zwei Bereiche: in die Ordnerleiste und in den Hauptbereich mit der Anzeige der Daten des aktuellen Ordners.

Die Daten werden in 3 verschiedenen Ordner erfasst und dargestellt:

·               Der Ordner Kalender dient einer übersichtlichen Darstellung der monatlichen Stundeneinträge und der Erfassung von mehrtägigen Abwesenheiten ( →Abwesenheiten eingeben ).

·               Im Ordner Zeiterfassung derfolgt die tägliche Stundeneingabe (→Zeiterfassung eingeben).

·               Im Ordner Spesenerfassung werden Ausgaben des Mitarbeiters eingegeben (Spesenerfassung eingeben).

·               Im Ordner Info sind Informationen zu dieser ABK7-Installation zu finden.

Allgemeine Bedienungselemente und Funktionen

 

Allgemeine Funktionen

 Einfügen

Es wird ein neuer Eintrag angelegt.

 Bearbeiten

Wechselt in das Bearbeitungsfenster um den Eintrag der aktuellen Zeile ändern zu können.

 Löschen

Löscht die aktuelle Zeile oder wechselt in das Fenster zum Löschen des aktuellen Eintrags.

 Gehe zu

Wechselt die Ansicht für die detaillierte Darstellung/Erfassung von Daten.

Mit dieser Funktion werden eingegeben Daten gespeichert

Noch nicht gespeicherte Eingaben werden entfernt.


Funktionen für Monats- / Tagesansicht

 Voriges Jahr

Wechselt die Ansicht in das vorige Jahr bei Beibehaltung des gewählten Monats

 Voriges Monat / Voriger Tag

Wechselt die Ansicht in das letzte Monat / zum vorangegangenen Tag.

 Aktuelles Monat / Aktueller Tag

Wechselt die Ansicht in das aktuelle Monat / zum heutigen Tag

 Nächstes Monat/ nächster Tag

Wechselt die Ansicht in das nächstfolgende Monat / in den nächsten Tag.

 Nächstes Jahr

Wechselt die Ansicht in das nächstfolgende Jahr.

Rechte Maustaste/ Drucken

Für den Ausdruck der angezeigten Daten

Im Ordner Kalender wird auf diese Art die monatliche Zusammenstellung der Stunden- und Spesenabrechnung (Stundenliste) ausgegeben.

Die zentrale Ausgabe der Stundenliste erfolgt in ABK-BP Büro- und Projekterfolg. (Funktion Stundenliste drucken)

 

Ordner Kalender

Im Ordner Kalender erhält man einen Überlick der bereits getätigten Einträge in dem gewählten Kalendermonat und der vorhandenen Resturlaubstage für das aktuelle Kalenderjahr. Außerdem werden hier längere Abwesenheiten eingetragen: für markierte Tage wird die entsprechende Abwesenheit aus einem Katalog ausgewählt.

Die Oberfläche des Ordners gliedert sich in folgende Bereiche:

·           Kalender in Form einer Liste aller Tage des gewählten Monats mit allen Einträgen der Zeiterfassung und einer Markierungsmöglichkeit für einzelne Tage.

·               Auswahl bearbeiten: Eingabefelder für die Zuordnung von Abwesenheiten zu den markierten Tagen. (→Abwesenheiten eingeben)

·               Bereich für Hinweise bei der Eingabeprüfung unterhalb der Eingabefelder
Mit der Funktion Speichern wird ein Protokoll mit den geänderten Einträgen aufgelistet.

·                 Statistik mit dem aktuellen Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr. (→Resturlaub anzeigen und berechnen)

Abwesenheiten eingeben

Längere Abwesenheit werden in 2 Schritten eingegeben:

·               Markierung der entsprechenden Kalendertage mit einem Häkchen

·               Gewünschte Abwesenheit für diese Auswahl aus einer Liste auswählen (z.B.Urlaub).

 

Resturlaubstage anzeigen und berechnen

Der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr wird in Tagen angezeigt. Um neue Uraubseinträge auch in dieser Zusammenstellung zu aktualisieren wird die Funktion  „Urlaub neu berechnen“ gewählt.

Ordner Zeiterfassung und Spesenerfassung

Im Ordner Zeiterfassung werden die geleisteten Arbeitsstunden täglich erfasst, im Ordner Spesenerfassung werden Ausgaben des Mitarbeiters eingetragen. Die Oberfläche der beiden Ordner ist ähnlich aufgebaut und gliedert sich in in folgende Bereiche:

·                Liste mit Dauer und Tätigkeiten im Ordner Zeiterfassung oder Liste der Spesenbeträge und Kostenarten im Ordner Spesenerfassung,  die für ein bestimmtes Projekt erbracht wurden

·                Eingabefelder für die Erfassung eines neuen Stundeneintrags
(Ordner Zeiterfassung) oder einer neuen Spesenbuchung (Ordner Spesenerfassung).
Zeiterfassung eingeben
Spesenerfassung eingeben

·                Bereich für Hinweise bei der Eingabeprüfung unterhalb der Eingabefelder
Sollte durch unvollständige oder falsche Angaben ein Eintrag nicht übernommen werden können, wird ein Fehlerprotokoll angezeigt.

·                Kalender des ausgewählten Monats
Im rechten Bildschirmbereich befindet sich ein Kalender des gewählten Monats. Das aktuelle Datum wird in einem weißem Kasten angezeigt. Mit diesem Kalender kann man zu dem gewünschten Tag für einen neuen Eintrag wechseln. Außerdem werden im Ordner Zeiterfassung die täglich geforderten Soll-Stunden und die tatsächlich geleisteten Ist-Stunden angezeigt. Im Ordner Spesenerfassung werden die erfassten Spesen angezeigt.

                    

·                Statistische Angaben unterhalb des Kalenders im Ordner Zeiterfassung:

o    Der Status der Stundenerfassung für das ausgewählte Monat. Hier werden alle eingetragenen Ist-Stunden den Soll-Stunden bis zum Monatsletzten gegenübergestellt.

o    Eine weitere Statistik wird dann angezeigt, wenn das aktuelle Monat angezeigt wird. In diesem Fall werden alle eingetragenen Ist-Stunden den Soll-Stunden bis zum aktuellen Tagesdatum angeführt.

Zeiterfassung eingeben

Abhängig von Einstellungen durch den Administrator kann die Zeiterfassung durch die Eingabe mit einer Stundenanzahl (Dauer) oder mit Uhrzeiten (von – bis) erfolgen. Jeder Zeitangabe muss ein Projekt und eine Tätigkeit zugeordnet werden.

Optionale Eingaben: Mit Eingaben im Feld Zuschlag werden Mehrleistungen durch Überstunden erfasst. Im Feld Kostenstelle und im Feld Kostenträger können Werte aus einer Liste zugeorndet werden.
Anmerkung: Die Anzeige von diesen Feldern ist durch Einstellungen des Administartors steuerbar.

 

Die eingegebene Stundenanzahl wird auf mehrere  Tätigkeiten/Projekte aufgeteilt. In einem neuen Bearbeitungsfenster geöffnet, wo die eingegebene oder errechnete Gesamtdauer auf maximal 10 verschiedene Einzelleistungen aufgeteilt werden kann. Die Summe der eingegebenen Stunden darf die Gesamtdauer nicht überschreiten. Das System ubnterstützt die Eingabe, indem die Differenz zur Gesamtdauer in den nächsten Eintrag durch Mouseklick geschrieben wird.

Spesenerfassung eingeben

Spesen werden zu einem Projekt erfasst in dem eine Kostenart ausgewählt wird zu der entweder Preis oder Menge einzugeben sind. Im Feld Anmerkung werden genauere Angaben zu den Spesen gemacht. Ob Spesen weiterverrechnet werden kann mit der Kennzeichnung „Verrechenbar“ vermerkt werden.

Ordner Info

Der Ordner Info enthält Informationen über die aktuelle ABK7-Installation. Die Bezeichnung der ABK7 Version und die gültige Lizenzierung werden angezeigt. In einem Protokoll werden Detailangaben bezüglich Computer, Zugriffspfaden, lizenzierte ABK-Bausteinen und den ABK7 Datenbanken ausgegeben.