ABK-ZE Zeiterfassung dient dem Mitarbeiter zur Erfassung der
geleisteten Arbeitsstunden und unterstützt ihn bei der Spesenabrechnung.
Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit dem Windows-Login in ABKVA Projektverwaltung angelegt wurde
und vom Administrator grundlegende Einstellungen für die Stunden- und
Spesenerfassung bereits vorgenommen wurden. (siehe ABK-VA Projektverwaltung)
Die durch den Mitarbeiter aufgenommen Daten werden in die zentrale
Datenbank eingetragen und können (mit der entsprechenden Berechtigung) in ABK-VA Projektverwaltung im Ordner
Büro- und Projekterfolg ausgewertet werden.
Die Bildschrimoberfläche gliedert sich in zwei Bereiche: in die
Ordnerleiste und in den Hauptbereich mit der Anzeige der Daten des aktuellen
Ordners.
Die Daten werden in 3 verschiedenen Ordner
erfasst und dargestellt:
·
Der Ordner
Kalender dient einer übersichtlichen Darstellung der monatlichen
Stundeneinträge und der Erfassung von mehrtägigen Abwesenheiten ( →Abwesenheiten eingeben ).
·
Im Ordner Zeiterfassung derfolgt
die tägliche Stundeneingabe (→Zeiterfassung
eingeben).
·
Im Ordner Spesenerfassung
werden Ausgaben des Mitarbeiters eingegeben (→Spesenerfassung
eingeben).
·
Im Ordner Info
sind Informationen zu dieser ABK7-Inst
Allgemeine
Funktionen |
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|
Es wird ein neuer Eintrag
angelegt. |
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Wechselt in das
Bearbeitungsfenster um den Eintrag der aktuellen Zeile ändern zu können. |
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Löscht die
aktuelle Zeile oder wechselt in das Fenster zum Löschen des aktuellen
Eintrags. |
|
Wechselt die
Ansicht für die detaillierte Darstellung/Erfassung von Daten. |
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Mit dieser
Funktion werden eingegeben Daten gespeichert |
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Noch nicht
gespeicherte Eingaben werden entfernt. |
Funktionen
für Monats- / Tagesansicht |
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Wechselt die
Ansicht in das vorige Jahr bei Beibehaltung des gewählten Monats |
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Wechselt die
Ansicht in das letzte Monat / zum vorangegangenen Tag. |
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Wechselt die
Ansicht in das aktuelle Monat / zum heutigen Tag |
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Wechselt die
Ansicht in das nächstfolgende Monat / in den nächsten Tag. |
|
Wechselt die
Ansicht in das nächstfolgende Jahr. |
Rechte Maustaste/ Drucken |
Für den Ausdruck
der angezeigten Daten Im Ordner
Kalender wird auf diese Art die monatliche Zusammenstellung der Stunden- und
Spesenabrechnung (Stundenliste) ausgegeben. Die zentrale
Ausgabe der Stundenliste erfolgt in ABK-BP Büro- und Projekterfolg. (Funktion
Stundenliste drucken) |
Im Ordner Kalender erhält man einen Überlick der bereits getätigten Einträge
in dem gewählten Kalendermonat und der vorhandenen Resturlaubstage für das
aktuelle Kalenderjahr. Außerdem werden hier längere Abwesenheiten eingetragen:
für markierte Tage wird die entsprechende Abwesenheit aus einem Katalog
ausgewählt.
Die Oberfläche des Ordners gliedert sich in folgende Bereiche:
· Kalender
in Form einer Liste
·
Auswahl
bearbeiten: Eingabefelder für die Zuordnung von Abwesenheiten zu den markierten
Tagen. (→Abwesenheiten eingeben)
·
Bereich
für Hinweise bei der Eingabeprüfung unterhalb der Eingabefelder
Mit der Funktion Speichern wird ein Protokoll mit den geänderten Einträgen
aufgelistet.
·
Statistik
mit dem aktuellen Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr. (→Resturlaub anzeigen und
berechnen)
Längere Abwesenheit werden in 2 Schritten eingegeben:
·
Markierung
der entsprechenden Kalendertage mit einem Häkchen
·
Gewünschte
Abwesenheit für diese Auswahl aus einer Liste auswählen (z.B.Urlaub).
Der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr wird in Tagen angezeigt. Um
neue Uraubseinträge auch in dieser Zusammenstellung zu aktualisieren wird die Funktion
„Urlaub neu berechnen“ gewählt.
Im Ordner Zeiterfassung werden die geleisteten Arbeitsstunden täglich
erfasst, im Ordner Spesenerfassung werden Ausgaben des Mitarbeiters eingetragen.
Die Oberfläche der beiden Ordner ist ähnlich aufgebaut und gliedert sich in in folgende
Bereiche:
·
Liste mit
Dauer und Tätigkeiten im Ordner Zeiterfassung oder Liste der Spesenbeträge und
Kostenarten im Ordner Spesenerfassung, die
für ein bestimmtes Projekt erbracht wurden
·
Eingabefelder
für die Erfassung eines neuen Stundeneintrags
(Ordner Zeiterfassung) oder einer neuen Spesenbuchung (Ordner Spesenerfassung).
→Zeiterfassung
eingeben
→Spesenerfassung
eingeben
·
Bereich
für Hinweise bei der Eingabeprüfung unterhalb der Eingabefelder
Sollte durch unvollständige oder falsche Angaben ein Eintrag nicht übernommen
werden können, wird ein Fehlerprotokoll angezeigt.
·
Kalender
des ausgewählten Monats
Im rechten Bildschirmbereich befindet sich ein Kalender des gewählten Monats.
Das aktuelle Datum wird in einem weißem Kasten
angezeigt. Mit diesem Kalender kann man zu dem gewünschten Tag für einen neuen Eintrag
wechseln. Außerdem werden im Ordner Zeiterfassung die täglich geforderten
Soll-Stunden und die tatsächlich geleisteten Ist-Stunden angezeigt. Im Ordner
Spesenerfassung werden die erfassten Spesen angezeigt.
·
Statistische
Angaben unterhalb des Kalenders im Ordner Zeiterfassung:
o
Der Status
der Stundenerfassung für das ausgewählte Monat. Hier
werden alle eingetragenen Ist-Stunden den Soll-Stunden bis zum Monatsletzten
gegenübergestellt.
o
Eine
weitere Statistik wird dann angezeigt, wenn das
aktuelle Monat angezeigt wird. In diesem Fall werden alle eingetragenen Ist-Stunden
den Soll-Stunden bis zum aktuellen Tagesdatum angeführt.
Abhängig von Einstellungen durch den Administrator kann die Zeiterfassung
durch die Eingabe mit einer Stundenanzahl (Dauer) oder mit Uhrzeiten (von –
bis) erfolgen. Jeder Zeitangabe muss ein Projekt und eine Tätigkeit zugeordnet
werden.
Optionale Eingaben: Mit Eingaben im Feld Zuschlag werden Mehrleistungen durch
Überstunden erfasst. Im Feld Kostenstelle und im Feld Kostenträger können Werte
aus einer Liste zugeorndet werden.
Anmerkung: Die Anzeige von diesen
Feldern ist durch Einstellungen des Administartors steuerbar.
|
Die eingegebene
Stundenanzahl wird auf mehrere Tätigkeiten/Projekte
aufgeteilt. In einem neuen Bearbeitungsfenster geöffnet, wo die eingegebene
oder errechnete Gesamtdauer auf maximal 10 verschiedene Einzelleistungen
aufgeteilt werden kann. Die Summe der eingegebenen Stunden darf die
Gesamtdauer nicht überschreiten. Das System ubnterstützt die Eingabe, indem
die Differenz zur Gesamtdauer in den nächsten Eintrag durch Mouseklick
geschrieben wird. |
Spesen werden zu einem Projekt erfasst in dem eine Kostenart ausgewählt
wird zu der entweder Preis oder Menge einzugeben sind. Im Feld Anmerkung werden
genauere Angaben zu den Spesen gemacht. Ob Spesen weiterverrechnet werden kann
mit der Kennzeichnung „Verrechenbar“ vermerkt werden.
Der Ordner Info enthält Informationen über die aktuelle ABK7-Inst